A. Macam-Macam Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.
1. Perjalanan dinas lewat darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan. Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.
- Perjalanan dinas dengan mobil
1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca didaerah yang akan dilewati
3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanankamar hotel
4) Siapkan rencana perjalanan termasukketerangan mengenai hotel, janjipertemuan, rapat yang harus diikuti dansebagainya, serta nomor telepondan alamat perusahaan yang akandikunjunginya
5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan
6) Kumpulkan dan serahkan kepadapimpinan semua dokumendan perlengkapan yang diperlukandalam perjalanan
- Perjalanan dinas dengan kereta api
1) Dapatkan ketegasan dari stasiunkereta api tentang waktukeberangkatan kereta dan waktusampai ke tujuan. Dapatkanketerangan tentang kereta apiberikutnya yang mungkindipakai seandainya ada halangansehinggaketinggalankereta api yang semestinyadigunakan.
2) Dapatkan karcis untuk perjalananKA,berikuttandapemesanan tempat duduk dantempat tidur.
3) Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan
4) Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,
rapat yang harus diikuti,serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.
6) Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.
2. Perjalanan dinas lewat laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang
ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:
1) Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudahdiperoleh.
2) Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Jugaperiksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.
3) Dapatkan tiket kapal
4) Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan
5) Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untukperjalanan pulang
6) Dapatkan mata uang asing, travellers
7) Siapkan rencana perjalanan
3. Perjalanan dinas lewat udara
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:
1) Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanyaperusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan
2) Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa diaharus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dantepatnya pukul keberangkatan.
3) Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian
4) Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum
5) Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
6) Siapkan rencana perjalanan
B. Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan.Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dannama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuandiselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untukwakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila adaperubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegangtembusan.
- Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untukbepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negarayang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yanghendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakimanyang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara.
- Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negaratertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaranpaspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayahnegaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagiwarga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
- Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warganegara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakitmenular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harusdibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyaijangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negaramanapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
- Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri,dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalianperjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar